Du har en ny computer, et prøveabonnement er ved at udløbe, eller regningen på kontorpakken lander i indbakken for tredje år i træk. Så melder spørgsmålet sig: skal du virkelig betale for at skrive et brev, regne på et budget eller lave en præsentation?
Svaret er ofte nej, men “gratis” dækker over meget forskellige løsninger med hver deres fordele og ulemper. Her gennemgår vi kategorierne, de spørgsmål du bør stille, og en enkel måde at teste et alternativ på, før du skifter. Vi peger ikke på bestemte programmer. Udbuddet ændrer sig, og det rigtige valg afhænger af, hvad du bruger det til.
Hvad bruger du egentlig kontorpakken til?
Start med at skrive ned, hvad du faktisk gør. For de fleste private og små hjemmekontorer er det tre ting: tekstbehandling (breve, ansøgninger, rapporter), regneark (budgetter, lister, enkle beregninger) og præsentationer. Nogle har også brug for en e-mailklient, en kalender eller en tegne- og PDF-funktion.
Gennemgå dernæst de seneste måneders dokumenter. Er det mest almindelige breve og lister? Eller bruger du avancerede funktioner som makroer (små automatiske programmer i et dokument), pivottabeller, indbyggede formularer eller dokumenter, hvor kommentarer og ændringsmarkeringer er vigtige, fordi flere arbejder i dem? Jo mere avanceret brug, desto vigtigere er det at teste grundigt, før du dropper den betalte pakke.
Fire slags gratis løsninger
Installerbare pakker med åben kildekode
Det er komplette kontorpakker, du henter og installerer på computeren, ligesom de betalte. Koden er åben, så andre kan efterse den, og programmerne er typisk gratis uden tidsbegrænsning. De virker uden internet, og dine filer ligger lokalt. Til gengæld ser brugerfladen ofte lidt anderledes ud, og de allermest avancerede funktioner kan mangle eller opføre sig anderledes. Support sker typisk via brugerfora og dokumentation frem for en telefonlinje.
Gratis online-kontorpakker i browseren
Her arbejder du i browseren med en gratis konto, og dokumenterne gemmes hos udbyderen. Det er nemt at komme i gang, og det er oplagt, hvis flere skal skrive i samme dokument samtidig. Til gengæld er du afhængig af internetforbindelsen, og du overlader dine filer til en tredjepart. Funktionsomfanget er ofte mere begrænset end i et installeret program, og betingelserne kan ændre sig, så en gratis funktion i dag kan blive en betalt i morgen.
Programmer der følger med computeren
Mange computere og telefoner leveres med enkle tekstbehandlings-, regneark- og præsentationsprogrammer, eller de kan hentes gratis til enheden. De er nemme, fordi du allerede har dem. Ulempen er, at de kan være bundet til ét styresystem eller én producents univers, så det kan blive besværligt at åbne filerne på en anden type computer.
Lette enkeltprogrammer
Har du kun brug for en tekstbehandler, eller kun et regneark, behøver du ikke en hel pakke. Der findes små, hurtige programmer, som gør én ting godt. De fylder lidt, og de er nemme at lære. Til gengæld skal du selv samle løsningen, hvis behovene vokser, og de er sjældent bygget til samarbejde.
Kompatibilitet: kan andre åbne dine filer?
Det er her, de fleste skifter bliver besværlige. Hvis du modtager og sender dokumenter i de udbredte formater, for eksempel docx til tekst og xlsx til regneark, skal dit alternativ kunne åbne og gemme dem uden at ødelægge noget. Det virker som regel fint til almindelige dokumenter. Problemerne opstår ved komplicerede layouts, specielle skrifttyper, indlejrede objekter og makroer.
Send PDF, når du sender noget, der skal se ens ud hos modtageren, og som ikke skal redigeres. Skal modtageren redigere, så spørg gerne, hvilket format vedkommende foretrækker. Vær også opmærksom på de åbne standardformater, som mange gratis programmer bruger som standard (for eksempel ODF). De er gode til langtidsopbevaring, men du skal huske at vælge et andet format, når du sender til folk, der ikke kan åbne dem.
Privatliv og placering af dine dokumenter
Tænk over, hvilke dokumenter du arbejder med. Almindelige breve og indkøbslister er én ting. Dokumenter med CPR-numre, helbredsoplysninger, kontrakter eller kundedata er noget andet. Gemmer du dem hos en online-udbyder, bør du vide, hvor data opbevares, hvem der har adgang, og hvad udbyderen må bruge dem til. Det står i vilkårene, også selv om de er kedelige at læse. Forbrugerrådet Tænk og Sikkerdigital.dk har generel vejledning om, hvad du bør tjekke, når du bruger en tjeneste.
Hvis du driver en lille virksomhed og behandler andres personoplysninger, gælder databeskyttelsesreglerne. Tjek de aktuelle krav hos Datatilsynet, eller spørg en rådgiver, før du flytter kundedata til en gratis tjeneste.
Hvad “gratis” kan koste
Ingen løsning er helt uden pris. Nogle betaler du for med din tid: det tager tid at lære nye menuer og rette formatering. Andre betaler du for med data eller opmærksomhed, for eksempel fordi tjenesten viser reklamer, indsamler brugsdata eller hele tiden prøver at sælge dig en betalt version.
Vær særligt på vagt over for “gratis” programmer, som du finder via søgemaskinen, og som pakker ekstra programmer ind i installationen. Hent altid programmer fra udviklerens egen hjemmeside eller fra styresystemets officielle app-butik, og undgå sider, der kun tilbyder en “download-manager”. Tjek også, at programmet stadig bliver opdateret. Et kontorprogram uden sikkerhedsopdateringer er en risiko, fordi dokumenter ofte er en vej ind for skadelig software.
Sådan tester du et alternativ i praksis
Du behøver ikke satse alt på én gang. Behold den betalte pakke, mens du prøver, og gå frem sådan her:
- Vælg tre til fem rigtige dokumenter, du bruger ofte, for eksempel et brev, et regneark med formler og en præsentation.
- Åbn dem i det nye program, og kig efter forskydninger i layout, skrifttyper, tabeller og beregninger.
- Gem dem i det format, du plejer at sende, og åbn resultatet på en anden computer eller send det til en, du stoler på, så du ved, hvordan det ser ud hos modtageren.
- Arbejd udelukkende i det nye program i en uges tid, og notér, hvad der irriterer dig.
- Tag en sikkerhedskopi af alle dine dokumenter, før du afinstallerer noget.
Er irritationerne små, og kan du leve med dem, er du klar til at skifte. Er der en enkelt funktion, du ikke kan undvære, kan du overveje at beholde den betalte pakke til netop den opgave eller undersøge, om en billigere licens eller en enkeltstående version dækker dit behov.
Kort sagt
Et gratis kontorprogram er for de fleste mere end rigeligt til hverdagens breve, regneark og præsentationer. Vælg kategori efter, hvordan du arbejder: installeret pakke, hvis du vil have kontrol og kan arbejde uden internet, online-pakke, hvis du skal samarbejde, og lette enkeltprogrammer, hvis behovet er småt. Tjek kompatibiliteten med de filer, du faktisk modtager, vær bevidst om, hvor dine dokumenter ligger, og hent kun programmer fra pålidelige kilder. Test med rigtige filer, før du siger farvel til den betalte pakke.
